Postes administratifs

Assistant exécutif

À propos de Groupe d’Analyse :

Faites une différence en rejoignant Groupe d’analyse, une entreprise qui propose à ses client(e)s des solutions réfléchies et pragmatiques à leurs problèmes les plus complexes en matière de commerce et de litige. Groupe d’analyse est l’une des plus grandes sociétés de conseil en économie, avec plus de 1 200 professionnel(le)s réparti(e)s dans 14 bureaux en Amérique du Nord, en Europe et en Asie. Depuis 1981, nous fournissons une expertise en analyse et en stratégie dans les domaines de l’économie, de la finance et de la santé à des cabinets d’avocat(e)s de premier ordre, des entreprises du Fortune Global 500 et des organismes gouvernementaux du monde entier. Nos expert(e)s internes, ainsi que notre réseau d’expert(e)s affilié(e)s issu(e)s du milieu universitaire, de l’industrie et de la fonction publique, offrent à notre clientèle un champ d’expertise exceptionnel.

L’adjoint(e) de direction (AD) travaille en proche collaboration avec les associé(e)s afin de leur fournir un soutien de qualité dans le cadre des projets et dans ce qui a trait à l’administration. L’AD collabore avec les membres de l’équipe d’administration et opération de bureau (AOB) et leur prête main-forte au besoin.

Fonctions et responsabilités essentielles du poste :

Soutien à la direction : offrir son soutien au niveau de la direction ainsi qu’aux associé(e)s dans le cadre de leurs projets. S’adapter aux méthodes de travail des associé(e)s et mettre de l’avant les meilleures pratiques d’aide à la direction.
Gestion du calendrier : gérer et tenir à jour le calendrier des associé(e)s; organiser et coordonner les réunions internes et externes.
Soutien aux réunions et aux événements : s’assurer que les salles de conférence et les autres ressources nécessaires sont coordonnées. Aider à la préparation des ordres du jour, des présentations et des communications liées aux rencontres, fournir du contexte aux participant(e)s et prendre des notes.
Gestion des déplacements : coordonner et gérer les voyages des associé(e)s avec les agent(e)s de voyage dédié(e)s de l’entreprise. Suivre l'évolution des voyages selon les besoins, y compris en dehors des heures de travail. Gérer les changements et les annulations; tenir les calendriers à jour et informer toutes les personnes concernées des changements. Fournir l’itinéraire du voyage ainsi que tout le matériel nécessaire. Coordonner les demandes et les renouvellements de passeports et de visas.
Remboursement des charges : vérifier et traiter les charges de l’associé(e).
Gestion des contacts : tenir à jour les coordonnées professionnelles et personnelles de l’associé(e).
Tenue des dossiers : classer les dossiers électroniques et papier.
Gestion des documents : préparer, réviser, corriger et transcrire les correspondances au nom de l’associé(e), y compris les lettres, les notes de service, les courriels, les ordres du jour, les notes de rencontre, les bios et les présentations. Créer, mettre à jour et maintenir un suivi des CV, des bios, des qualifications et des résumés. Gérer le processus relatif aux lettres de recommandation pour les professionnel(le)s de recherche qui s’inscrivent aux études supérieures ou au doctorat.
S’occuper de projets spéciaux sur demande.

Qualités recherchées :

Esprit d’équipe : offrir activement son soutien à l’équipe afin de contribuer à atteindre ses objectifs, prêter main forte lorsque nécessaire et, plus généralement, aider l’équipe d’AOB, collaborer avec elle et se montrer facile d’approche à son égard. Offrir le même niveau de service de qualité aux associé(e)s et aux collègues dans l'ensemble de l'entreprise.
Adaptabilité : faire preuve de flexibilité et demeurer impliqué(e) même lorsque confronté(e) à des changements afin d’obtenir le meilleur résultat possible pour l’entreprise. Être capable de travailler efficacement à la fois de manière autonome et au sein d’une structure collaborative.
Mentalité axée sur le service à la clientèle : agir en tout temps en tant que complément utile et facile d’approche pour les associé(e)s, et offrir un engagement, une flexibilité et un service à la clientèle de même qualité aux autres collègues au sein de l’entreprise.
Fiabilité : être digne de se voir confier des informations confidentielles et être réputé(e) pour son intégrité, son engagement et sa discrétion en tout temps.
Capacité d’anticipation : démontrer une capacité à voir venir les problèmes en amont et à trouver des pistes de résolution de façon proactive.

Compétences recherchées :

Organisation : aptitudes en gestion fiable du temps et des tâches.
Communication : communication claire et excellente, à l’oral comme à l’écrit.
Perfectionnement professionnel : chercher activement à comprendre ses propres forces et se tourner vers des possibilités de perfectionnement en conséquence. Solliciter des rétroactions de façon proactive, les accepter et les mettre en œuvre afin de se perfectionner et d’améliorer ses performances.

Qualifications requises :

Un baccalauréat est préférable.
Un minimum de cinq ans d’expérience pertinente et significative est exigé.
Un(e) candidat(e) idéal(e) aura entre 5 et 10 ans d'expérience pertinente et substantielle.
Capacité à s’exprimer couramment en français et en anglais.
Une expérience préalable dans le secteur des services professionnels est préférable.
Une expérience préalable dans le soutien de plusieurs cadres supérieurs est souhaitable.
Compétences avancées sur PC (M365 : Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote et Teams) est préférable.
Faire preuve d’ouverture d’esprit et chercher à s’améliorer, posséder d’excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles et être capable de travailler avec des personnes de tous horizons.
Les candidat(e)s admissibles doivent être autorisé(e)s à travailler au Canada sans parrainage ou restriction selon les lois en vigueur, à l’heure actuelle comme à l’avenir.

Groupe d’analyse adhère fortement et sincèrement aux principes de diversité et d’égalité des chances. Nous sommes déterminé(e)s à bâtir des équipes représentatives de milieux, points de vue et compétences variés et croyons fermement que plus nous ferons preuve d’ouverture, meilleurs seront nos services. 
 
Nous offrons des chances égales aux candidat(e)s, quels que soient leur orientation sexuelle, leur identité ou expression de genre, leur âge, leur religion, leur ethnie, leur couleur de peau, leurs origines, leur descendance, leurs capacités ou handicaps physiques et mentaux, leurs problèmes médicaux, leurs informations génétiques, leur citoyenneté, leur statut socioéconomique, leur statut militaire ou d’ancien(ne) combattant(e), ou leur appartenance à n’importe quelle autre catégorie se trouvant sous la protection d’une loi applicable. Nous encourageons donc les candidat(e)s de tous horizons à postuler.